Как уходить вовремя домой

Эта статья для тех, кто регулярно вырывается из тесных объятий офиса часиков этак в 8—9 вечера и кто хочет изменить эту плохую привычку, не меняя место работы. «Как?» — спросите вы. «Научившись не тратить время впустую», — отвечает Глеб Архангельский, завкафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии.

Эта статья для тех, кто регулярно вырывается из тесных объятий офиса часиков этак в 8—9 вечера и кто хочет изменить эту плохую привычку, не меняя место работы. «Как?» — спросите вы. «Научившись не тратить время впустую», — отвечает Глеб Архангельский, завкафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии. На своем мастер-классе, проведенном в Киеве, он разобрал по полочкам привычки, ворующие наше время, и дал советы, как с ними расстаться, о чем пишет "Сегодня"

«Мелкие рабочие задачи я щелкаю, как орешки. С большими тоже справляюсь. Но! На раскачку у меня уходит больше времени, чем на саму работу. Прежде чем приступить к ней, я то несколько раз завариваю чай, то отвлекаюсь на аську или телефонный разговор. В общем, ленюсь и любыми способами отодвигаю момент, когда надо приступать к мегазадаче. В итоге, часто засиживаюсь на работе до 9 вечера».

Ваша лень — защитная реакция вашего организма. И если уж так захотелось плениться, просто постойте в центре комнаты или на балконе, сколько сможете, а потом усаживайтесь за работу. Если опять лень, повторите упражнение. Но для того, чтобы организм таким образом не защищался, надо снизить градус сложности предыдущей работы. Для этого подойдет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу в произвольном порядке, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные задания. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т.п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет несложно.

«Многие из нас откладывают поход к стоматологу. И идут уже когда нет сил терпеть зубную боль. Вот так и я: до последнего откладываю неприятные звонки, и они в течение дня «висят» надо мной. Иногда из-за такой вредной привычки у меня возникают на работе авралы: поздно позвонила — поздно получила задание — поздно его выполнила».

Такие неприятные рабочие ситуации называются «лягушки». Хотя бы одну из них надо «съедать» с самого утра. И как любая победа над собой это даст вам энергию и бодрость. А вот если утром «лягушку» не съесть, она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь.

«В начале дня я составляю список дел. Мечтаю, что выполню их как можно быстрее, чтобы пораньше уйти домой. Сижу строчу, как заяц на барабане, на обед выбегаю минут на 15. В итоге часам к трем-четырем дня «в голове моей опилки», и над простенькой работой могу сидеть битый час».

Вспомните школу и вуз: урок — 45 минут, «пара» — 1,5 часа. С 6 лет до 22-х вы привыкаете к тому, что отдыхаете от умственной разгрузки ритмично. Поэтому какой бы ни был аврал, все равно выделите на отдых минимум 5 минут в час. А чтобы в конце дня глаза не лезли на лоб, во время таких «пятиминуток» не висите в интернете. Запомните простое правило: работаешь — сидя, отдыхай — стоя. Если будете придерживаться этих рекомендаций, то во второй половине дня не будете чувствовать себя выжатым лимоном, все сделаете быстрее и вовремя уйдете домой.

«Не начинаю свой день, пока не сяду и не разложу по полочкам дела, которые надо сделать. При заполнении в памяти всплывают и какие-то несрочные, долгоиграющие задачи. Чтобы их не забыть, я их переписываю изо дня в день. Иногда в ходе этого ежедневного переписывания что-то теряется. Я забываю о задаче — и потом приходит «час икс», когда работу надо выполнять буквально на вчера».

Заведите для своего ежедневника «стратегическую картонку». Это обыкновенная картонная закладка. Но она должна быть достаточно широкой, чтобы вы смогли туда выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, самые актуальные на данный момент контакты, «темы для размышления». Используйте такую стратегическую картонку в вашем еженедельнике — и все ваши долгоиграющие цели всегда будут у вас перед глазами.

«Меня недавно перевели на должность руководителя. Друзья говорили: ну все, теперь ты будешь курить бамбук, раздавая поручения и ничего не делая. Но на меня свалилось столько работы, что часто думаю: почему в сутках только 24 часа. Постоянно какие-то новые задачи, постоянно рядом крутятся подчиненные со своим ворохом проблем».

В течение дня фиксируйте все, что вы делаете. Так вы получите портрет своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет желательно несколько недель. Потом полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал — чтобы вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Составив такой портрет дня, вы, очень вероятно, увидите, что приличный кусок вашего времени у вас отобрали «обезьянки» — не ваши задачи, которые делаете вы. Поэтому не позволяйте подчиненным эксплуатировать свои извилины. Возникла проблема — пусть приходят к вам как минимум с 2-мя вариантами ее решения.

СЕКРЕТ КАЛЕНДАРИКА-ПИНАРИКА

Время, как и деньги, любит счет. Вот только минуты, в отличие от купюр, труднее поддаются счету. Осознать, что время очень быстро проходит, поможет календарик, который тайм-менеджеры окрестили пинариком. Вверху на нем изображены прожитые годы, внизу — будущие. Вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно — с лирическими воспоминаниями. Затем таким же способом вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению. Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Держите пинарик на видном месте. Так вы материализуете время, ежедневно чувствуете, как оно идет.